Jedes Unternehmen besitzt sie- die Personalakten.
Mittlerweile besteht die Möglichkeit diese wichtige Akte zu digitalisieren, also eine digitale Personalakte zu schaffen. Dadurch ist es möglich die Informationen jederzeit einzusehen und flexibel damit zu arbeiten. Die Akte enthält genau wie die herkömmlichen Personalakten die wichtigsten, das Arbeitsverhältnis betreffenden Unterlagen und Informationen. Diese können dann eingescannt und (meist) in ein EDV- System hochgeladen werden. So werden diese Informationen digital und jederzeit erreichbar.
Mit der Digitalisierung der Akten entstehen einige zusätzliche Verpflichtungen, die man beachten muss. Aber es gibt auch viele Hinweise, die man sowohl bei den herkömmlichen, als auch bei den digitalen Personalakten beachten muss.
Welche Inhalte dürfen in eine Personalakte?
Es gibt zahlreiche Beispiele von Inhalten, die sowohl in eine konventionelle, als auch eine digitale Akte dürfen und sollen. Dazu zählen unter anderem:
- Bewerbungsunterlagen
- Unterlagen im Zusammenhang mit der Bewerbung
- Arbeitsvertrag inklusive späterer Änderungen
- Unterlagen des Werkschutzes
- Berichte über Arbeitsunfälle
- Führungs- und Leistungsbeurteilungen
- Unterlagen über unternehmensinterne Qualifizierung
- Unterlagen zu externen Fortbildung und Weiterbildungen
- Zeugnisse
- Lohn- und Gehaltsänderungen
- Krankheitsbescheinigungen
- Urlaubsanträge und Urlaubsbewilligungen
- Darlehen und Pfändungen
- Schriftwechsel zwischen dem Arbeitgeber und dem Arbeitnehmer beziehungsweise Dritten
- Vermerk über Mitgliedschaft im Betriebsrat
- Aufzeichnungen des Betriebsarztes, soweit dem Arbeitgeber ein Unterrichtungsanspruch zusteht
- Schlussberichte in Disziplinarverfahren, mitbestimmungspflichtige Verwarnungen und Betriebsbußen
- Abmahnungen
- Kündigungsschreiben, Aufhebungsvertrag
- Schlusszeugnis
- Stellungnahmen des Arbeitnehmers zum Inhalt der Personalakte
- Gegendarstellungen des Arbeitnehmers
Dagegen gehören folgende Informationen nicht in eine Personalakte:
- Unterlagen des Betriebsarztes
- Personal- und Lohnlisten oder Schichtpläne
- Notizen des Arbeitgebers
- Liste von Krankentagen und Krankheitsgründen
- Vermerk über Kandidatur für den Betriebsrat
- Prozessakten des Prozessvertreters des Arbeitgebers in einem anhängigen Rechtsstreit mit dem Arbeitnehmer
Datenschutz
Bei der Speicherung und Weiterverarbeitung von Daten, müssen auch Pflichten im Zusammenhang mit dem Datenschutz beachtet werden.
Wichtig ist vor allem, dass nur befugte Personen Zugriff auf die sensiblen Daten haben. Dieser Kreis an Personen sollte auch klein gehalten werden. Die Daten sollten genügend vor unbefugtem Zutritt geschützt werden. Des Weiteren ist es wichtig dem Arbeitnehmer das Recht zur Einsicht in seine Akte zu gewährleisten.
Zusätzlich sollte man auch den Grundsatz des Verbotes mit Erlaubnisvorbehalt beachten, das heißt, dass die Nutzung und Verarbeitung personenbezogener Daten nur mit Zustimmung des Mitarbeiters möglich ist. Diese Einwilligung muss schriftlich erfolgen. Zusätzlich muss der Arbeitgeber auf die Folgen dieser Einwilligung aufmerksam machen.
Zustimmung des Betriebsrates
Im Grundsatz muss der Betriebsrat der Umstellung auf eine digitale Akte nicht zustimmen.
Das gilt, aber nicht, wenn allgemeine Beurteilungsgrundsätze eingeführt werden. Dazu zählen Regelungen, die eine Bewertung des Verhaltens oder der Leistung der Mitarbeiter objektivieren und nach einheitlichen Kriterien ausrichten sollen, wie zum Beispiel Führungsrichtlinien.
Wenn auch eine Einführung und Anwendung von technischen Einrichtungen, die zur Überwachung des Verhaltens oder der Leistung der Mitarbeiter bestimmt sind, in Betracht gezogen wird, muss der Betriebsrat mitbestimmen.
Darf der Mitarbeiter Einsicht in seine Akte haben?
Laut des Betriebsverfassungsgesetzes darf der Mitarbeiter Einsicht in seine Personalakte haben. Er muss diesen Wunsch zur Einsichtnahme nicht begründen und kann laut Datenschutz-Grundverordnung auch eine Kopie seiner Akte anfordern.
Unrichtige Daten
Bei falschen oder unvollständigen Daten müssen diese aus der Personalakte entfernt oder korrigiert werden. Das muss auch dann geschehen, wenn der Arbeitnehmer die Falschheit nur behauptet und der Arbeitgeber das Gegenteil nicht beweisen kann. Das gilt aber nicht bei subjektiven Anmerkungen des Arbeitgebers zu z.B. der Leistung des Mitarbeiters.